Formulario W-2 – dónde, cuándo y cómo presentarlo

Los empleadores tienen que completar y presentar el Formulario W-2, Wage and Tax Statement (Comprobante de salarios e impuestos), en inglés, a la Administración del Seguro Social (SSA, por sus siglas en inglés) y luego proporcionarlo a los empleados. Este formulario muestra los salarios pagados e impuestos retenidos durante el año para cada empleado.

Ya que el Formulario W-2 es el único documento utilizado para transmitir información sobre los salarios de sus empleados que están sujetos a los impuestos de Seguro Social y Medicare para el año, es muy importante preparar el Formulario W-2 de manera correcta y puntual.

El Formulario W-2 oficial está disponible en un conjunto que contiene varias copias del formulario. El conjunto de formularios se compone de las seis copias que el usuario podría necesitar para cada Formulario W-2 (Copia A, Copia 1, Copia B, Copia C, Copia 2 y Copia D). La Copia A del(de los) Formulario(s) W-2 tiene(n) que enviarse a la SSA con el Formulario de transmisión W-3 para el último día de febrero del año siguiente al año al cual corresponden dichos formularios.

Ciertas fechas especiales de vencimiento corresponden, si su negocio se ha terminado o si está presentando la declaración electrónicamente. El Formulario W-3 y la Copia A de cada Formulario W-2 que se envía a la SSA tienen que ser versiones que puedan ser leídas por el escáner. Estos se pueden pedir por Internet mediante la página web del IRS en www.irs.gov, o llamando al 1-800-829-3676.

Consulte las instrucciones para los Formularios W-2 y W-3 para obtener más información. Envíe la Copia 1, si corresponde, al departamento de impuestos local, estatal o de la ciudad. Comuníquese con ese departamento de impuestos local, estatal o de la ciudad para conocer los requisitos y la manera de transmitir esta información. La copia para el empleador, la Copia D, debe ser conservada por cuatro años.

Usted tiene que entregar las Copias B, C y 2 del Formulario W-2 al empleado para el 31 de enero del año siguiente. Si un empleado deja de trabajar para usted antes del final del año, puede proveerle a ese ex empleado el Formulario W-2 en cualquier momento antes del 31 de enero, pero no más tarde de esa fecha. Si el empleado le solicita el Formulario W-2, usted tiene que proveerle la Copia B, la Copia C y la Copia 2 dentro de 30 días a partir de la fecha en que éste lo solicitó, o dentro de 30 días a partir de la fecha del último pago salarial, la que ocurra más tarde.

A toda persona a quien se le requiera presentar el Formulario W-2 también se le requiere presentar el Formulario W-3, Transmittal of Wage and Tax Statements (Transmisión de comprobantes de salarios e impuestos), en inglés, para transmitir la Copia A del Formulario W-2 a la SSA. Los totales de las cantidades informadas en los formularios sobre la nómina (Formulario 941, Formulario 943, Formulario 944(SP) o el Anexo H (del Formulario 1040) para el año), deben ser los mismos totales informados en su Formulario W-3.

Hay instrucciones separadas para los Formularios W-2 y W-3. Si tiene preguntas sobre alguna casilla de los Formularios W-2 o W-3 en particular, consulte las instrucciones, las cuales proporcionan una explicación detallada sobre cada casilla. La dirección adonde debe enviar la Copia A del Formulario W-2 y el Formulario W-3 se indica en las instrucciones para los Formularios W-2 y W-3, en inglés. Asegúrese de pedir el Formulario W-3 cuando pida los Formularios W-2.

A continuación se presentan algunos puntos importantes que se deben tener en cuenta al preparar el Formulario W-2:

1. Escriba a máquina la información correspondiente, usando tinta negra y, de ser posible, letra de 12 puntos, estilo “Courier”. Las entradas se leen electrónicamente. Escritura a mano, caligrafía, o letra de puntos itálica o entradas en otra tinta que no sea negra, no se podrán leer.
2. Use puntos decimales seguidos de centavos (o ceros cuando no hayan centavos). No escriba signos de dólar ni comas.
3. No borre, tache ni utilice tinta blanca de corrección. La Copia A no puede tener errores. Si se equivoca, coloque una “X” en la casilla “VOID” (Nulo), continúe con el siguiente Formulario W-2 y vuelva a empezar. No escriba la palabra “corrected” (corregido) en el siguiente Formulario W-2.
4. El Formulario W-2 tiene dos formularios impresos en una página. Envíe la página entera de la Copia A (la página impresa con tinta roja) a la SSA aun si hay un formulario en blanco o nulo. No corte ni doble la página. No grape los Formularios W-2 juntos ni al Formulario W-3.
5. Si una casilla no aplica, déjela en blanco.

Si descubre un error en el Formulario W-2 de un empleado después de haberlo enviado a la SSA, presente un Formulario W-2c, Corrected Wage and Tax Statement (Comprobante corregido de salarios e impuestos), en inglés. Presente el Formulario W-3c, Transmittal of Corrected Wage and Tax Statements (Transmisión de comprobantes corregidos de salarios e impuestos), en inglés, cada vez que presente el Formulario W-2c con la SSA.

Los empleadores que presentan 250 o más Formularios W-2 tienen que presentar electrónicamente, a menos que reciban una exención del IRS. Se le recomienda a todos los empleadores que presenten los Formularios W-2 por vía electrónica. Si presenta sus Formularios W-2 electrónicamente, la fecha de vencimiento es el 31 de marzo. Para obtener más información acerca de la presentación por medios electrónicos, consulte el Tema 801, Tema 802, Tema 803, Tema 804 y Tema 805.

Puede obtener más información acerca de cómo presentar el Formulario W-2 por vía electrónica, desde el sitio de Internet del Business Services Online (Servicios en línea para negocios, o BSO, por sus siglas en inglés) de la SSA. Para tener acceso al , o si desea la información en inglés, puede acceder la información en inglés.También, puede obtener información acerca de las especificaciones electrónicas llamando a la oficina de Servicios para Empleadores de la Administración del Seguro Social, al 1-800-772-6270.